Normas de etiqueta en el correo electrónico

No existen una reglas y normas ‘oficiales’ para el uso ‘adecuado’ y ‘educado’ de Internet y sus herramientas (correo electrónico, listas de distribución, etc), pero sí que existen unas sencillas normas, surgidas de la propia comunidad de Internet, que fueron recopiladas en 1995 en un documento llamado RFC 1855.

A continuación os explicaremos algunas de ellas. Veréis que son unas sencillas pautas, muy faciles de seguir, que os ayudaran a comunicarnos de forma eficiente y educada tanto en comunicaciones personales como en comunicaciones masivas, y a mantener una buena convivencia en la red.

Para el correo electrónico:

  • No olvides poner un asunto (subject) al mensaje, y procura que sea descriptivo del contenido del mensaje y conciso. Los receptores pueden decidir leer o no el mensaje basandose en el contenido del asunto.
  • Cuando envíes copias de un correo a varias personas, pon la lista de direcciones a enviar en el campo Bcc o Cco (Blind Carbon Copy o Copia Carbón Oculta) en lugar de utilizar el campo Cc (Carbon Copy) o el campo To (Para), y pon tu propia dirección en el campo To (Para). De esa forma evitarás dar a conocer la dirección de terceras personas. La dirección de correo electrónico es un dato personal, y hay que procurar mantener la privacidad de las personas.
  • Asegurate que cualquier mensaje que respondas va dirigido a ti. A veces un mensaje puede haberte llegado como copia o copia oculta y no requiere de tu respuesta.
  • Incluye tu firma en el mensaje. Identificate, firma tus mensajes, con tu nombre y datos de contacto, facilitarás la vida a quien le corresponda leerlo. La mayoria de programas de correo permiten configurar una o varias firmas.
  • Ten cuidado cuando envies un mail, fijate bien a que direccíon lo envias y a quien corresponde esta dirección.
  • Revisa los CC’s cuando repondas, envia copia solo si es necesario.
  • No envies mensajes demasiado grandes. La adjunción de grandes ficheros pueden hacer tan grande el mensaje que resulte que este no pueda ser enviado o que su envio consuma excesivos recursos. No envies mesajes más grandes de 50 Kilobytes. Si te es necesario considera otras alternativas como partir el fichero o usar el FTP.
  • Cuando envíes ficheros adjuntos, procura utilizar formatos abiertos. Si utilizas un formato propietario, es posible que el destinatario no tenga el programa necesario para visualizarlo.
  • Nunca envies mails en cadena, falsas alarmas de virus, etc.
  • No envies mails no solicitados. El coste de enviar un mail se reparte a partes iguales entre en remitente y el receptor. En el caso de los mails el coste coresponde al ancho de nbanda, el espacio en disco, el uso de CPU… Por eso el correo no solicitado no es bien recibido. Nunca envíes correo comercial no solicitado. Si lo haces, tu servidor de correo puede ser incluído en las listas negras, y muchos servidores de Internet se negarían a aceptar mensajes que procedan o hayan pasado por él. Incluso si no tienen caracter publicitario, los envíos masivos y no solicitados de convocatorias, noticias, etc, también se consideran spam (correo basura).
  • Cuando respondas un mensaje, en la respuesta debe verse claramente qué es lo que tú dices, y qué es lo que decía el mensaje original. La mayoría de los programas de correo añadirán el signo ‘>’ al principio de las líneas del primer mensaje. Además de ello, separa con una línea en blanco los párrafos originales de los tuyos.
  • Cuida tu ortografía y gramática. Internet es un excelente medio de comunicación, pero si no lo haces, podría ser que los receptores tuvieran dificultades en entender lo que quieres decir.
  • Antes de enviar un mensaje, asegúrate de que el mensaje está escrito con concreción y claridad, y que realmente dice lo que quieres expresar.
  • Si escribes un mensaje largo, escribe por párrafos para que el mensaje quede mejor estructurado, y sepáralos con líneas en blanco, para que el mensaje invite a la lectura. Los mensajes muy largos y con montones de líneas seguidas, a parte de no invitar a la lectura, són más pesados de leer.
  • Limita la longitud de las líneas a 72 caracteres. Muchos clientes de correo no pueden mostrar líneas de más de 80 caracteres, así que las cortan y el texto resulta muy díficil de leer.
  • Utiliza mayúsculas y minusculas. Si solo utilizas mayúsculas indicas que estás gritando.
  • Para dar emfásis utiliza simbolos como *estos*. Para subrayar usa el guión bajo _.
  • Usa emoticones (smileys) para indicar el tono de voz, pero usalos con cuidado y con medida. No asumas que la inclusión de un smiley hará que el receptor se sienta feliz con lo que les estás diciendo. Cuando mantenemos una conversación cara a cara, tan importantes son nuestras palabras como nuestros gestos y expresiones, y la entonación de nuestra voz. De esta manera unas palabras formalmente ofensivas se pueden convertir en una broma entre amigos, etc. Cuando nos comunicamos por Internet, podemos aliviar la carencia del lenguaje corporal usando los emoticones: pequeños dibujos hechos con caracteres ASCII (los del teclado), que nos ayudan a expresar nuestras emociones: alegría, tristeza, humor, enfado, etc. Girando tu cabeza a la izquierda y mirándolos de lado, podrás observar que representan caras sonrientes, llorando, etc. Hay decenas de emoticones, y no es necesario conocerlos todos. Seguramente con los que recogemos en esta tabla tendrás suficiente.
    🙂
    Somrient, content
    🙁
    Trist
    😉
    Bromejant (picant l’ullet)
    😀
    Rient
    :-0
    Sorprès, esbalaït
    😛
    Burleta (traient la llengua)
  • Recuerda que la gente con la que te comunicas puede estar al otro lado del planeta, si alguien no contesta tu mensaje enseguida piensa que puede que aún no lo haya visto, no creas que no ha llegado o que no les importa.
  • Verifica las direcciones antes de iniciar un personal o largo discurso. Es de buena educación indicar en el Asunto (subject) si el mensaje es largo (incluye la palabra LONG). Un mensaje se considera largo si tiene más de 100 linias.
  • Recuerda que el receptor de tu mensaje puede tener una cultura, idioma, humor o punto de vista diferente al tuyo. Se cuidadoso con el formato, los idiomas, el lenguaje y especialmente con los sarcasmos.
  • Evita enviar respuesta muy emocionales a los mensajes. Si estás muy enojado/a… espera unas horas antes de responder el mensaje.
  • Sé breve al responder los mensajes e incluye el suficiente texto del mensaje original como para que la respuesta tenga sentido, pero elimina el material irrelevante.

La netiquette es más extensa, y sigue en permanente construcción. Las reglas básicas a recordar son que lo que hay al otro lado del monitor son personas que tienen sentimientos igual que tú, a las que debes tratar tal y como te gusta que te traten a ti, y que los recursos de la red son limitados, y debemos cuidarlos entre todos.
Si lo deseas, puedes leer el documento RFC 1855 completo (en inglés) en: http://rfc.net/rfc1855.html